Resolviendo el dilema de como delegar, técnica EmProteger

“Dale a una persona un pez y lo alimentaras por un día, enséñale a pescar y lo alimentaras por el resto de su vida… Siempre y cuando el río siga dando peces”

-Variación de proverbio Chino-

En el reto de hacer a los equipos autorganizados para que emerjan los mejores diseños, arquitecturas o requisitos (principio 11 del manifiesto ágil), nace la difícil tarea de delegar en las personas del equipo. Y el camino parece ser un proceso en el que a través del mentoring y teaching es como vamos llevando a las personas a ser capaces de afrontar temas tan críticos como tomar decisiones o desbloquear actividades.

A uno de los tantos conferencistas reconocidos de agilidad le escuche este relato para hablar de como debe ser el camino para delegar en los equipos temas importantes como la toma de decisión. En su relato él llevaba a su hijo a la tienda durante varios días, señalaba los cuidados que debía tener, entre ellos como funcionan los semáforos, cuales son las líneas de cruce de calle y muchos otros elementos que su hijo debía tener en cuenta para cumplir con éxito e ir y volver de la tienda, luego siguiendo con su relato después de muuuucho tiempo un día lo envía solo a la tienda y temerosos desde la ventana, sufriendo por lo incierto que era si su hijo lo iba lograr, finalmente su hijo de tan solo 7 años esta cruzando la calle para llegar a casa con el pedido de la tienda.

Solo puedo decir que al final de su historia solo pude quedar preocupado, pues más que dejarme claro el camino de como delegar, descubrí una amplia gama de descuidos en este método. Inicialmente no pude dejarme de preguntar que hubiera hecho su hijo si el semáforo se estropea, como hubiese cruzado la calle si justo en la cebra hubiese habido un accidente o suponiendo que todo salió bien en la ruta, que decisiones tendría que haber tomado si justo el producto que iba a compra estaba escaso, en una medida diferente o de otra marca. Tanto tiempo dedicado a una tarea que ante una variación dejaría que el método heredado por este padre no sirviera y solo si el niño logra llegar a casa después de esta inesperada experiencia podría  preguntar a su padre como solucionarlo. También logre descubrir que este método es altamente proteccionista y aunque en este caso al ser un niño es totalmente valido, al hablar de equipo puede generar dependencias innecesarias y una motivación oculta a no correr riesgos pues se tiene a alguien que tiene la respuesta.

Entonces en esta historia descubrí el discurso de muchos de los Scrum Master que acompaño en el que ellos deben proteger al equipo evitando que se desmoralicen y son ellos los que primero toman la carga de gestionar todos los bloqueos para luego poco a poco entregarlos al equipo mostrando el camino a seguir. Gracias a esta reflexión y a la necesidad en los equipos de delegar de una forma menos etérea y dispendiosa, decidí combinar lo más poderoso de Empoderar y los más poderosos de Proteger para diseñar una técnica que facilite el proceso, de aquí nació Emproteger.

EmProteger: Es un conjunto de protocolos que permite delegar actividades o responsabilidades  a través de dotar a las personas a quienes se piensa delegar todo lo necesario para poder afrontar situaciones complejas o de crisis sin depender de otras que tengan mayor conocimiento o experiencia y que como resultado final sea desarrollar un método propio.

Con la siguiente matriz de delegación pude descubrir que tareas se podían aprovechar mejor la técnica de EmProteger.

Matriz delegación

Una vez realizado este paso y seleccionadas las tareas que se pueden delegar, estos son los siguientes protocolos que debes seguir con cada persona y tarea:

CardEmproteger

  1. Visualizar el resultado esperado: Describe claramente los resultados esperados de la tarea. Busca ejemplos y acompaña hasta que la persona haga una descripción en sus palabras de un resultado que tu sientas como satisfactorio.
  2. Enseña los limites: Deja claro lo que no se debe hacer y señala claramente los caminos que llevan al fracaso.
  3. No digas como hacerlo: Puedes hablar de experiencias, pero evita contar el como lo hiciste. Por ejemplo, puedes contarle que cuando hablas con ciertas personas la solución se da más rápido, pero evita a toda costa contar como abordaste la conversación y que técnicas utilizaste para lograr los apoyos.
  4. Da los recursos: Ten un listado de todo lo que la persona necesitará para realizar la tarea y dótalo, por favor evita incluir en este listado el método de como realizarlo. Generalmente en este punto el conocimiento representa un punto gris, pues en él se incluye el método, mi sugerencia es que lo capacites en todo lo necesario para que comprenda la complejidad y terminología para que pueda entender y ser entendido, con esto la persona podrá encontrar fácilmente el método.
  5. Método de rendir cuentas: Acuerda la forma en que se rendirán cuentas, encuentra una manera en la que ambos se sientan cómodos, no debe ser un espacio para tu controlar, simplemente es para evaluar el avance en como se están obteniendo los resultados.
  6. Identifica consecuencias: Señala claramente las consecuencias buenas y malas de los resultados que se obtengan, busca ejemplos y acompaña hasta que la persona haga una descripción en sus palabras de las consecuencias y que tu sientas como satisfactorio.
  7. Autoevaluación: Diseña un mecanismo en donde la persona se evalúe, el cual se debe hacer de cara al equipo y por ningún motivo tu debes estar en papel de juez. A través de este mecanismo puedes medir si la persona tiene una relación sana de compromiso con la tarea delegada. En la siguiente imagen encontrarás una matriz de compromiso sencilla que te permitirá clasificar la autoevaluación, es importante señalar que las que queden en el cuadrante de Compromiso no sano, es mejor delegarlas a alguien más y las de inspección posiblemente necesitan mayor acompañamiento pues la persona puede estar entrando en cansancio, desgaste o monotonía.

Matriz compromiso

Esta técnica me ha permitido hacer una delegación más sencilla de las tareas a nivel de equipos, tanto en el equipo al que pertenezco, como en los equipos que acompaño y que requieren delegar actividades entre roles.

Para terminar, no quisiera irme sin decirles como solucionaría con esta técnica la historia del niño que debe ir a la tienda. Esta es mi propuesta de solución:

Suponiendo que el niño es el equipo y que sus tareas principales son el aprendizaje, mantener su habitación y juguetes ordenados y responder por sus deberes en el colegio…

Clasificación tarea del niño

Esta seria la matriz de delegación para el ejemplo del niño, aquí queda claro que ir a la tienda no es una tarea que deba ser delegada en el niño y por lo tanto es mejor que la siga haciendo el adulto :). Es importante señalar que la clasificación en la matriz se debe a que los alimentos y demás viveres hacen parte de lo necesario para que él niño pueda llevar a cabo sus responsabilidades. En un contexto de equipos de proyecto estas actividades se refieren a todo lo que se requiere para poder iniciar a trabajar en la busqueda del objetivo, esto incluye puestos de trabajo, lugares e inclusive las personas necesarias y muchas más.

Utilizo este último ejemplo para dar entrada al que considero el primer obstáculo, el visualizar que tareas realmente son las que se deben delegar, pues no podemos delegar aquellas que alejan al equipo de sus objetivo, pero tampoco podemos conservar las que nos hacen cuellos de botella, la primera selección es fundamental para poder mejorar el logro de resultados, y asi como si mandamos al niño a la tienda corremos el riesgo de que se pierda, también si siempre organizamos sus juguetes y hacemos sus tareas, tendremos menos tiempo para las nuestras y tambien estaremos negando al niño la posibilidad de aprender como hacerlo.

Te invito a experimentar esta técnica, a mejorarla y gracias a tus comentarios empezar a mejorarla.

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